Integracja LangLion z KSeF
Zaufało nam już ponad 650 szkół językowych w 30 krajach
Jak działa integracja KSeF z LangLion?
Logowanie do systemu KSeF
Zaloguj się do systemu KSeF, a następnie utwórz certyfikat uwierzytelniający oraz certyfikat służący do podpisu linku.
Aktywacja certyfikatów w LangLion
Aktywuj utworzone certyfikaty w module Finanse dla wybranej placówki oraz odpowiedniego numeru NIP.
Konfiguracja ustawień LangLion z KSeF
Skonfiguruj ustawienia komunikacji Platformy LangLion z systemem KSeF.
Jak zintegrować KSeF z LangLion krok po kroku?
-
1. Pierwsze
logowanie do KSeF -
2. Uzyskanie
certyfikatów -
3. Aktywacja
certyfikatów -
4. Konfiguracja
ustawień -
5. Wygląd poprawnej
konfiguracji -
6. Wygląd faktury
po zmianach KSeF -
Szczegółowy
instruktaż
Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do Krajowego Systemu e-Faktur w Module Certyfikatów i Uprawnień.
Do systemu KSeF można zalogować się na jeden z poniższych sposobów:
- za pomocą Profilu Zaufanego,
- przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego,
- poprzez odcisk palca certyfikatu kwalifikowanego.
Podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. spółki), które nie posiadają pieczęci elektronicznej, muszą dodatkowo złożyć formularz ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do KSeF.
Kolejnym krokiem jest uzyskanie certyfikatu uwierzytelniającego oraz certyfikatu służącego do podpisu linku.
Przechodzimy do Aplikacji Podatnika i logujemy się wybraną, dogodną metodą. Następnie przechodzimy do zakładki „Certyfikaty” → „Wnioskuj o certyfikat”.
Składamy wniosek o wydanie nowego certyfikatu, podając jego nazwę oraz hasło, a następnie klikamy przycisk „Generuj”. W kolejnym kroku wybieramy przeznaczenie certyfikatu oraz wskazujemy datę, od której ma on obowiązywać.
Po poprawnym złożeniu wniosku otrzymujemy plik certyfikatu oraz plik klucza prywatnego, które będą potrzebne w dalszej konfiguracji.
Następnie aktywujemy certyfikaty w Platformie LangLion.
1. Przechodzimy do modułu „Finanse” → „Ustawienia” → „KSeF”. Na liście konfiguracji klikamy przycisk „Dodaj”.
2. Uzupełniamy formularz, wybierając właściwy podmiot oraz środowisko. Następnie dodajemy pliki certyfikatów wraz z odpowiadającymi im kluczami prywatnymi i podajemy hasło.
3. Aktywujemy integrację Platformy LangLion z systemem KSeF.
Ostatnim krokiem jest konfiguracja ustawień Platformy LangLion z KSeF.
a) Określamy sposób wysyłki faktur z Platformy LangLion do systemu KSeF: automatycznie lub na żądanie użytkownika.
b) Dopasowujemy wymagane wartości zgodnie z wytycznymi systemu KSeF.
c) Aktywujemy integrację Platformy LangLion z systemem KSeF.
Tak wygląda przykładowa, poprawnie wdrożona i skonfigurowana integracja Platformy LangLion z KSeF.
Otwierając okno ze szczegółami faktury, zobaczymy:
- status KSeF
- tabelkę ze szczegółami danych z KSeF
Tak wygląda wygenerowana, gotowa faktura z systemu LangLion w formacie PDF, zawierająca numer KSeF oraz kod QR.
Szczegółową instrukcję integracji Platformy LangLion z KSeF znajdziesz w wersji:
- tekstowej – w bazie wiedzy
- wideo – na naszym kanale YouTube
Zobacz, jak możemy pomóc Twojej szkole płynnie wejść w KSeF!
Podczas krótkiego spotkania online omawiamy Twoją obecną sytuację, sposób fakturowania i przygotowanie do KSeF. Odpowiadamy na pytania i pokazujemy, jak integracja z LangLion może wyglądać w praktyce.
Jeśli nie chcesz umawiać spotkania, ale masz konkretne pytania dotyczące KSeF lub integracji z LangLion, prześlij szczegóły przez formularz kontaktowy, a my wrócimy do Ciebie z odpowiedzią.
Najczęściej zadawane pytania przez szkoły językowe dotyczące integracji z systemem KSeF
Tak. Integracja z KSeF jest dostępna bezpłatnie w ramach modułu “Finanse”. Można ją w dowolnym momencie włączyć lub wyłączyć.
W Platformie LangLion wykorzystywany jest jeden certyfikat przypisany do danego numeru NIP. Wszystkie faktury wystawiane przez pracowników sekretariatu są wysyłane do KSeF za pomocą tego samego certyfikatu, bez konieczności nadawania indywidualnych uprawnień każdej osobie.
Nie. Faktury VAT będzie można odbierać i pobierać bezpośrednio w systemie KSeF lub systemie do księgowania.
Platforma LangLion będzie umożliwiała wystawianie faktur i ich wysyłkę do KSeF. Program księgowy, który ma służyć do odbierania faktur, musi być zintegrowany z KSeF.
Obecne rozwiązanie zastosowane w LangLion zakłada pewien bufor czasowy (około 5 minut). Po wystawieniu faktury w Platformie LangLion zostanie wygenerowane zlecenie wysłania i po upływie założonego czasu faktury zostaną wysłane.
Integracja zakłada możliwość wysyłki automatycznej bądź “na żądanie”. Istnieje możliwość ustawienia ręcznego zlecenia wysyłki. W takim przypadku na liście faktur, w szczegółach faktury, pojawi się przycisk do jej wysłania.
Tak, jeśli opcja „automatycznej wysyłki” będzie zaznaczona. Gdy faktura zostanie wygenerowana w systemie LangLion, automatycznie zostanie również wygenerowane żądanie jej wysyłki, a w kolejnym etapie faktura zostanie przesłana do KSeF.
Tak, zgadza się. Nadal będzie można wysłać fakturę do klienta jednym przyciskiem.
Tak. Kursanci nadal będą mieli dostęp do faktur w LangLion. Dodatkowo na fakturach pojawi się numer KSeF oraz kod QR, który umożliwia weryfikację faktury.
Działanie się nie zmienia. W KSeF kluczowa jest data wystawienia faktury, a nie data faktycznego wpływu pieniędzy na konto.
Na ten moment nie jest to obligatoryjne. Obecnie w KSeF kluczowa jest data wystawienia faktury, a nie data faktycznego wpływu pieniędzy np. z PayU na konto. Jeśli korzystasz z szybkich płatności, moment zapłaty przez kursanta to data transakcji (np. sobota). Środki trafiają na konto szkoły później (np. poniedziałek) – i to jest normalne opóźnienie w rozliczeniu PayU, które nie wpływa na poprawność faktury. KSeF nie wymaga wystawienia faktury w tej samej chwili, w której kursant zapłaci. Możesz wystawić fakturę w kolejnym dniu roboczym, a jako datę sprzedaży (wykonania usługi) wskazać dzień, w którym kursant opłacił zajęcia albo okres rozliczeniowy (np. miesiąc), jeśli tak rozliczasz usługi.
Jeżeli błąd zostanie wykryty przed wysłaniem faktury do KSeF, należy zweryfikować fakturę zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. System LangLion oznaczy fakturę jako błąd i wyświetli komunikat z informacja o konkretnym błędzie. Następnie będziesz mógł/mogła poprawić fakturę.
Każda faktura będzie miała dwa numery: 1) numer z LangLion – to Twój wewnętrzny numer faktury, używany do pracy operacyjnej, księgowości, raportów i kontaktu z klientami. 2) Numer KSeF – to numer nadawany automatycznie przez system KSeF w momencie przyjęcia faktury. Jest unikalny w skali całego systemu i służy do identyfikacji faktury w administracji skarbowej. Oba numery funkcjonują równolegle i się nie wykluczają.
Dla większości szkół językowych obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026 roku. KSeF (czyli Krajowy System e-Faktur) to centralny, państwowy system wystawiania i przechowywania faktur, w którym wszystkie faktury będą wystawiane bezpośrednio w systemie rządowym.
Integracja z Krajowym Systemem eFakur nie jest osobnym modułem. Jest bezpłatną, integralną częścią Modułu Finanse, który pozwala na kompleksowe i zautomatyzowane zarządzanie płatnościami.