Centrum Korepetycji Online Klucz Wiedzy – „Zależało mi na dużych możliwościach personalizacji platformy”

W serii Success Story rozmawiamy z właścicielami szkół językowych o początkach ich biznesu, sukcesach, punktach zwrotnych i budowaniu własnej marki na rynku edukacji językowej w Polsce.

Dziś zapraszamy Was na inspirującą rozmowę z Panią Justyną Gumulak, właścicielką Centrum Korepetycji Online Klucz Wiedzy. W wywiadzie dzieli się swoim doświadczeniem, pokazuje kulisy prowadzenia szkoły i opowiada, jak LangLion pomaga w codziennym, prowadzeniu biznesu.  

Wywiad przygotowaliśmy w dwóch wersjach: do przeczytania oraz do obejrzenia w formie video. 🙂 Zapraszamy!

Obejrzyj całą rozmowę na naszym kanale YouTube!👇

Jak i kiedy powstał Klucz Wiedzy? Co zainspirowało Panią do założenia Centrum Korepetycji Online i kiedy ta przygoda się zaczęła?

Justyna Gumulak: Klucz Wiedzy powstał w 2022 roku, dokładnie w sierpniu, więc działamy już ponad trzy lata na rynku edukacyjnym. Przygoda zaczęła się od tego, że ja sama od 2016 roku, jeszcze będąc studentką, udzielałam korepetycji – najpierw stacjonarnie, a później już w formie online, z uwagi na bardzo duże zapotrzebowanie. Zgłaszało się coraz więcej uczniów, dzwonili rodzice, a ja miałam wypełniony grafik i po prostu nie mogłam sobie pozwolić, żeby oferować miejsca kolejnym osobom. Polecałam więc tych uczniów znajomym nauczycielom.

Widząc jednak to zapotrzebowanie, zrozumiałam, że jest to doskonały pomysł na otwarcie firmy, ponieważ uczniowie po prostu potrzebują takiego dodatkowego wsparcia w edukacji.

Początkowo były to tylko zajęcia indywidualne, jeden na jeden. Później, w miarę rozwoju, wprowadziliśmy także zajęcia w parach i w małych grupach, ze względu na uczniów, którzy chcieli mieć zajęcia z koleżanką albo kolegą z klasy, albo po prostu uczyć się w małej grupie i wspólnie przygotowywać się do matury czy egzaminu ósmoklasisty.

Czy od samego początku oferta zajęć była rozbudowana? Jak wyglądało tworzenie tak szerokiej oferty edukacyjnej?

Justyna Gumulak: Oferta była szeroka od początku, czyli od momentu założenia firmy. Już wtedy mieliśmy zespół doświadczonych prowadzących na różnych poziomach. Od samego startu jako właścicielka wiedziałam, że nie chcę celować wyłącznie w języki obce. Wiedziałam też, że istnieje bardzo duża konkurencja szkół językowych z wieloletnim doświadczeniem, które wspierają uczniów właśnie w samych językach. Znalazłam niszę w innych przedmiotach.

Obecnie mamy również w ofercie języki obce – język angielski, niemiecki i hiszpański – natomiast około 80% oferty to są przedmioty szkolne: język polski, matematyka, fizyka, chemia, biologia, historia, a także wiedza o społeczeństwie. Tych przedmiotów jest sporo i są realizowane zarówno na poziomie podstawowym, jak i rozszerzonym.

Do jakiej grupy docelowej kierowane są zajęcia?

Justyna Gumulak: Tak naprawdę celujemy głównie w uczniów od szóstej klasy szkoły podstawowej, bo uważamy, że ta forma nauki najlepiej się sprawdza właśnie od tego etapu. W przypadku młodszych dzieci z naszego doświadczenia lepiej sprawdzają się zajęcia stacjonarne.

Poza uczniami szkół podstawowych i średnich zgłaszają się do nas również dorośli, którzy na przykład chcą poprawić swoją maturę albo wcześniej do niej nie przystąpili z różnych powodów i teraz chcą przygotować się od nowa. To jest segment klientów, który uważam, że nie do końca jest zagospodarowany, ponieważ osoby dorosłe niekoniecznie chcą uczyć się w grupach z piętnasto- czy szesnastolatkami.

Najwięcej mamy jednak uczniów szkół średnich, już od pierwszej klasy, bo od momentu likwidacji gimnazjów zrobił się bardzo duży przeskok pomiędzy szkołą podstawową a szkołą średnią. Uczniowie często mówią, że gubią się w materiale, że w podstawówce było zupełnie inaczej, zmienili się nauczyciele i wymagania. Rodzice bardzo często zgłaszają się do nas już na etapie pierwszej klasy liceum czy technikum. Mamy też bardzo dużą grupę maturzystów oraz uczniów trzecich klas, którzy rok wcześniej zaczynają przygotowania. Zakres wiekowy naszych kursantów jest więc naprawdę szeroki.

Jakie problemy uczniów i ich rodziców rozwiązuje nauka w trybie online? Dlaczego klienci coraz częściej wybierają taką formę zajęć?

Justyna Gumulak: Obecnie uczniowie mają bardzo dużo zajęć dodatkowych. Jak pokazują badania, ponad 70% uczniów uczestniczy w jakiejś formie zajęć pozaszkolnych – niezależnie od tego, czy są to korepetycje, czy zajęcia sportowe. To oznacza, że ich grafiki są bardzo napięte. Jeżeli uczeń ma raz w tygodniu basen, potem zajęcia sportowe, sztuki walki, koszykówkę czy inne aktywności, które muszą odbywać się stacjonarnie, a do tego potrzebuje jeszcze systematycznego wsparcia w nauce, to bardzo często brakuje czasu na kolejne dojazdy. W przypadku zajęć online uczeń siada przed komputerem, włącza aplikację i łączy się z prowadzącym o umówionej godzinie, więc cały problem logistyki odpada.

Drugą ważną kwestią jest wykluczenie komunikacyjne wielu miejsc w Polsce. Uczniowie z mniejszych miejscowości czy obrzeży miast często nie mają łatwego dostępu do specjalistycznych korepetycji, na przykład z fizyki na poziomie rozszerzonym. Nie zawsze są też dostępne wolne miejsca. U nas rekrutacja trwa przez cały rok szkolny, bo mamy głównie zajęcia indywidualne, pary i małe grupy, więc zawsze jesteśmy w stanie dopasować termin. Uczniowie mogą dołączyć nawet w połowie listopada czy po nowym roku – wielu z nich właśnie wtedy decyduje się na intensywne przygotowania do matury.

A co z efektywnością zajęć online?

Justyna Gumulak: Często pojawia się argument, że nauka online jest mniej efektywna, ale przecież również na zajęciach stacjonarnych w grupie dziesięciu osób nie mamy gwarancji, że dziecko jest skupione. Kluczowe są umiejętności nauczyciela i sposób prowadzenia zajęć. W online mamy nawet więcej narzędzi – wspólną tablicę, zapisy materiałów, możliwość powrotu do notatek i zrzutów ekranu. Dodatkowo wszystkie materiały są zapisane i dostępne do późniejszego powrotu. To ogromna zaleta.

Od szóstej klasy praktycznie nie mieliśmy ucznia, który nie odnalazłby się w nauce online. Oczywiście motywacja uczniów bywa różna, ale to dotyczy zarówno zajęć stacjonarnych, jak i online. Dodatkowo w online odpadają problemy zdrowotne i logistyczne – lekkie przeziębienia nie powodują konieczności odwoływania zajęć. Mamy też wielu uczniów w edukacji domowej, którzy bardzo dobrze odnajdują się w tej formie.

Do tej pory zrealizowaliśmy ponad sześć tysięcy godzin zajęć, a na stałe współpracujemy z zespołem około dwudziestu prowadzących, więc skala działalności jest już naprawdę duża.

Jak wygląda konkurencja na rynku korepetycji online? Jakie wartości stoją za Kluczem Wiedzy, które wyróżniają szkołę na jej tle?

Justyna Gumulak: Odwołajmy się do tych najbardziej mitycznych korepetycji z ogłoszenia. Tam nie mamy żadnej gwarancji regularności zajęć. Nieraz zgłaszają się do nas rodzice, mówiąc: „Mój syn miał przez trzy miesiące zajęcia, nawet z bardzo fajną prowadzącą, znalezioną gdzieś z ogłoszenia, no i nagle słuch po tej pani zaginął. Przestała odpisywać, przestała odbierać.”

Rodzic oczekuje, że jego dziecko raz w tygodniu będzie miało zajęcia z matematyki, żeby na bieżąco przygotowywać się do matury, ale także żeby mieć stałą pomoc szkolną i żeby nie powstawały różnego rodzaju braki. Wielu rodziców i wielu uczniów przygotowuje się też do różnego rodzaju olimpiad i innych konkursów przedmiotowych. Chciałabym więc obalić mit, że korepetycje są tylko dla tych uczniów, którzy mają problemy z nauką, bo tak nie jest. Jest wiele osób, które po prostu chcą mieć indywidualne wsparcie, żeby osiągać jak najwyższe wyniki, bliskie 100%, i to także jest bardzo duże zapotrzebowanie.

Odwołując się do wartości, po pierwsze zapewniamy regularność zajęć w umówionym terminie. Nie ma sytuacji, że w danym tygodniu, kiedy dziecko było umówione na lekcję, ta lekcja się nie odbywa. Oczywiście może się zdarzyć, że nawet online prowadzący się rozchoruje, ale z uwagi na to, że mamy dużą kadrę, zawsze jesteśmy w stanie zaproponować zastępstwo.

Po drugie, wszyscy nasi prowadzący przechodzą weryfikację kompetencji – zarówno merytorycznych, jak i technicznych oraz w zakresie standardów ochrony małoletnich. W przypadku losowego ogłoszenia z internetu tak naprawdę nie wiemy, kim jest osoba po drugiej stronie, czy w ogóle ma kompetencje w przekazywaniu wiedzy, czy nie wystawiła ogłoszenia tylko po to, żeby dorobić, a rzetelności w tych zajęciach może po prostu nie być. Tej gwarancji nie mamy żadnej.

Czy pamięta Pani moment, w którym pojawiła się potrzeba zautomatyzowania i uporządkowania procesów za pomocą platformy do zarządzania?

Justyna Gumulak: Tak naprawdę ten problem pojawiał się stopniowo i nie zauważyłam, jak ta kula śnieżna zaczęła się rozpędzać i nabierać objętości. Początkowo uczniów było coraz więcej, z miesiąca na miesiąc. Posługiwaliśmy się różnego rodzaju tabelami – Excel, dokumenty Google – i wszystko było tam notowane. W pewnym momencie, żeby zapisywać to na bieżąco, miałam już wsparcie w postaci świetnej asystentki, z którą współpracuję do dziś, ale mimo to trzeba było wszystko regularnie uzupełniać w tych tabelkach. Pojawiało się ogromne zamieszanie: ktoś czegoś nie dopisał, jakaś pozycja niby była wpisana, a nagle znikała, więc wszystko trzeba było jeszcze sprawdzać.

Asystentka poświęcała na to swój czas, a potem ja poświęcałam swój. I to nie były pojedyncze godziny. Przy podsumowaniu miesiąca były to dwa–trzy dni, kiedy siedziałam i przelew po przelewie weryfikowałam z wykazem konta firmowego i Excelem, czy wszystko jest poprawnie przeniesione i czy się zgadza. Z perspektywy czasu widzę, że te dni mogłabym wykorzystać na rozwój działalności, a nie na ślęczenie nad Excelem i chałupnicze porównywanie jednej tabelki z drugą.

Wtedy pojawiła się potrzeba szukania wsparcia. Nie ukrywam, że z uwagi na to, że LangLion jest adresowany do szkół językowych, na początku w moich poszukiwaniach trafiałam na konkurencję. Tam jednak brakowało możliwości personalizacji sposobu pracy. Jako centrum korepetycji mamy dużo zajęć indywidualnych, co funkcjonuje inaczej niż zajęcia grupowe. Mamy inne potrzeby, musimy tworzyć schematy płatności, bo uczniowie dołączają w różnych momentach roku szkolnego. Nie możemy ustawić wszystkiego jednorazowo dla jednej grupy, więc każdą osobę trzeba konfigurować indywidualnie.

Zależało mi na dużych możliwościach personalizacji platformy, bo nie ma sensu wprowadzać danych do narzędzia, które ostatecznie nie spełnia naszych potrzeb. Po tej przygodzie z konkurencją i po tym, jak Pani Monika przez około trzy miesiące wprowadzała dane – a zaczynaliśmy w środku roku szkolnego – zniechęciłam się i wróciłam do Excela.

Jednocześnie, jako właścicielka rozwijającego się centrum, zaczęłam uczestniczyć w konferencjach online z zakresu edubiznesu i branży szkolnej. Na jednej z takich konferencji pojawiliście się Wy i pomyślałam: „Znowu Pani Monika będzie musiała przez dwa–trzy miesiące wprowadzać dane kursami. To jest pewne ryzyko”. Wdrażanie systemu w trakcie roku szkolnego trochę mnie przeraziło, ale okazało się, że nie było to tak straszne, jak się wydawało. Docelowo ten proces trwał krócej. Zaczęliśmy testowo na mniejszej grupie uczniów, a gdy zobaczyliśmy, że wszystko działa, od nowego roku szkolnego dodaliśmy już wszystkich.

Widzimy też, że LangLion sprawdza się nie tylko w szkołach językowych, ale również w innych typach zajęć, bo mechanizm zarządzania jest podobny niezależnie od przedmiotu. To przesądziło o wyborze – możliwość dostosowania funkcji do trybu pracy centrum korepetycji, duża personalizacja, schematy płatności, oszczędność czasu oraz wsparcie techniczne. System jest intuicyjny i posiada samouczki, ale jednocześnie bardzo rozbudowany, więc w razie potrzeby zawsze można zadzwonić na infolinię, dopytać i uzyskać realne wsparcie.

Na jakie obszary działalności LangLion miał największy wpływ? Wspominała Pani o płatnościach i schematach płatności, ale które moduły okazały się najbardziej praktyczne w prowadzeniu zajęć online?

Justyna Gumulak: Bardzo podobają mi się formularze rejestracji nowych uczniów i formularze zapisów. Wcześniej rodzice zgłaszali chęć kontynuacji zajęć w różnych momentach – jedni już w maju, inni dopiero w sierpniu lub wrześniu – i często te informacje nam umykały. Teraz mamy stworzony formularz zapisu na nowy rok szkolny, który wysyłamy do wszystkich dotychczasowych klientów. Rodzice mogą wskazywać preferowane dni i godziny lub uzupełnić je później. Dzięki temu żaden kursant chętny na kontynuację nie ginie w systemie – wszystko widzimy w LangLionie i pod koniec sierpnia możemy się z tymi osobami kontaktować.

Korzystamy z tych formularzy przez cały rok szkolny, bo zapisy trwają u nas również od października. Tworzymy też osobne formularze pod kampanie, dzięki czemu wiemy, z jakiego źródła pochodzą zgłoszenia. Formularze są zgodne z przepisami – możemy dołączać polityki prywatności i odpowiednie zgody, dostosowane do celu zapisu. Ten moduł bardzo dobrze się sprawdza.

Moduł płatności i automatyczny import płatności są obecnie intensywnie wdrażane i testowane, ale już widzę, że wszystko działa bardzo dobrze. Gdy wszystko będzie w pełni podpięte, od nowego roku kalendarzowego wszyscy będą mogli korzystać z płatności elektronicznych.

Zmierzając ku zakończeniu rozmowy, chciałabym zapytać o przyszłość edukacji online i dalszy rozwój Klucza Wiedzy. 

Justyna Gumulak: Po trzech latach bardzo mocno idziemy w stronę pełnej profesjonalizacji. Finalizujemy proces rejestracji jako niepubliczna placówka oświatowa, wdrożyliśmy standardy jakości ISO 9001, dbamy o jednolitą ścieżkę klienta. Oferty przedmiotowej już nie rozszerzamy, ale systematycznie zwiększamy kadrę, bo zainteresowanie rośnie z tygodnia na tydzień.

Uważam, że do modelu wyłącznie stacjonarnego już nie wrócimy. Oszczędność czasu jest ogromna – nikt nie chce tracić godzin na dojazdy. Coraz więcej dzieci korzysta z edukacji domowej, część uczniów mieszka za granicą i chce utrzymać kontakt z polskim systemem edukacji. Zastosowanie nauki online jest praktycznie nieograniczone.

Analizowałam też najnowsze badania dotyczące efektywności nauki online i stacjonarnej. Wyniki są bardzo zbliżone – nie ma jednoznacznych danych, że któraś forma jest lepsza. Ostatecznie decyduje motywacja ucznia i umiejętność prowadzenia zajęć przez nauczyciela. Tak jak mówiłam wcześniej, czy to będzie stacjonarne, czy to będzie online, to wszystko po prostu zależy od tych dwóch czynników: uczeń i nauczyciel, a nie od samej formy.

Co uważa Pani za największy sukces Centrum? Przez te trzy lata, czy był taki moment, z którego jest Pani szczególnie dumna?

Justyna Gumulak: Chyba obecnie. Te procedury, to, że udało nam się już uzyskać międzynarodowy certyfikat ISO 9001, wiązało się z szeregiem dostosowań, żeby jakość zajęć wszystkich była na takim samym poziomie. Sama procedura, którą teraz przechodzimy – rejestracja jako niepubliczna placówka – to coś, o czym może będę mogła powiedzieć za jakiś czas, ale jeżeli ona się uda, to z tego będę niesamowicie dumna. To takie moje życzenie na nowy rok.

Prowadzenie własnego edu-biznesu tak naprawdę nie ma sufitu – i nie chodzi o sufit zarobkowy absolutnie, ale o sufit tego, jak bardzo możemy się rozwijać. Możemy robić jeszcze więcej szkoleń z zakresu zarządzania i potem je wdrażać, możemy budować kompetencje metodyczne, zatrudniać metodyków, którzy pracują z naszymi nauczycielami. Możliwości są tak naprawdę nieograniczone. Tutaj bardziej ogranicza nas czas i właśnie ten czas mnie, jako właścicielce, LangLion oddał. Dzięki temu, że kwestie zarządzania od strony technicznej w dużej mierze są już obsługiwane przez platformę, mam czas na to, żeby pracować nad rozwojem samego centrum korepetycji online.

Naszym sukcesem jest też to, że większość uczniów, poza tymi oczywiście, którzy byli maturzystami, bo już skończyli swoją edukację, zostaje z nami z roku na rok. Tak naprawdę ponad 80% osób zapisuje się dalej na zajęcia. Osoby, które rezygnują, robią to najczęściej dlatego, że już osiągnęły swoje cele edukacyjne i gdzieś tam mama się zgłasza, że Ala ma same piątki w szkole, więc na razie zajęć już nie potrzebuje, a jeżeli jakiś problem się pojawi, to znowu do nas wrócą. Takich rezygnacji wręcz sobie życzymy.

To jest ten sukces, że dzieci się uczą, poprawiają swoje oceny, dostają się na wymarzone studia, zdobywają też pewność siebie i radość z nauki. To zawsze jest bardzo miłe i motywuje do dalszej pracy. Uważam, że każdy uczeń, niezależnie od tego, gdzie mieszka, zasługuje na równe szanse i wsparcie w nauce, żeby mógł też rozwijać siebie jako człowieka.

Co doradziłaby Pani osobom, które dopiero teraz startują i rozkręcają swój biznes, stawiając właśnie na zajęcia online?

Justyna Gumulak: Od samego początku warto inwestować – może nie tyle inwestować finansowo, co inwestować swój czas – w rozwój umiejętności zarządzania danym miejscem, daną szkołą. Niestety w początkowej fazie jest tyle rzeczy, że nie budujemy sobie procesów. Dopiero po jakimś czasie widzimy, jak to wszystko się rozrasta, jak uczniów jest coraz więcej, i że te procesy powinniśmy porządkować od samego początku. Dlatego od samego początku warto je budować w swojej firmie, mimo że wydaje nam się, że teraz mamy pięciu czy dziesięciu uczniów i że to jest bez sensu. To nie jest bez sensu, bo jeżeli będziemy mieć te procesy sporządzone i opisane, to później każdą kolejną osobę będziemy wdrażać zgodnie z nimi.

Absolutnie nie warto też oszczędzać na rozwiązaniach technologicznych. Czasami żałujemy tych kwot na przykład na subskrypcje, bo wydaje nam się, że w wersji bezpłatnej, w Excelu, damy sobie radę ze wszystkim doskonale. Nie, nie damy. Być może na początku będziemy dawać radę, ale później staniemy przed wyzwaniem, że po pierwsze będziemy musieli uczyć się platformy przy większej liczbie uczniów, a po drugie będziemy musieli wszystko przenosić. Jeżeli więc od samego początku będziemy współpracować z taką platformą jak LangLion, to będziemy mieć wszystko super uporządkowane i później będziemy mogli w zupełności poświęcić się rozwojowi naszej placówki.

Dziękuję za rozmowę!