Szkoła językowa BEST WAY – “Import płatności jest świetny, nie muszę już logować się do swojego banku, spisywać płatności, tylko one same się importują.”

„Naprawdę wiele rzeczy da się zautomatyzować — już w tej chwili mam przygotowane wszystkie grupy na nowy rok, z wszystkimi płatnościami. Każdy wie, kiedy ma zajęcia, o której godzinie i w jakiej sali.”

— Wioletta Ciupińska, właścicielka Szkoły Językowej BEST WAY, w rozmowie dla LangLion, luty 2025

Dziś zapraszamy Was na inspirującą rozmowę z Panią Wiolettą Ciupińską – właścicielką szkoły językowej Best Way. Prywatnie Pani Wioletta jest ogromną miłośniczką podróży, zdrowego trybu życia i języka hiszpańskiego.

BEST WAY działa od 2005 roku i obchodzi już 20 lat na rynku. Naucza dzieci, młodzież i dorosłych języka angielskiego (autorską metodą Avalon sprowadzoną z Londynu) oraz hiszpańskiego, zarówno stacjonarnie, jak i online. Od 2020 roku szkoła pracuje w modelu wirtualnego sekretariatu opartego na LangLionie — automatyzacja obejmuje przede wszystkim zapisy, umowy, płatności online, przypomnienia o zaległościach oraz komunikację z kursantami i lektorami.

Jak pogodzić życie i pasję z prowadzeniem szkoły językowej?

Już da się godzić to wszystko, jak najbardziej. Może nie na początku, bo te 20 lat temu to były małe kroczki. Ale już od początku zależało mi, aby mieć troszkę więcej czasu dla siebie i żeby rozwijać swoje pasje i zainteresowania.

Jak to się wszystko zaczęło?

Wszystko zaczęło się w 2005 roku. Wtedy skończyłam studia magisterskie i właściwie już wtedy pracowałam zarówno w szkole państwowej, jak i w innej szkole językowej. Impulsem do założenia własnej szkoły byli moi bliscy – to oni mnie do tego namawiali.

Któregoś dnia mój teść zawiózł mnie do właścicieli kamienicy, która w tamtym momencie była remontowana. Pojawił się pomysł, aby zrobić tam coś ciekawego i użytecznego dla mieszkańców. Poszłam w to i do dzisiaj właśnie tam mieści się moja szkoła. Muszę powiedzieć, że takiego miejsca, lokalizacji i w ogóle początku chyba nie mogłam sobie lepszego wymarzyć.

Czyli szkoła językowa to był Pani pierwszy własny biznes zaraz po studiach? 

Tak, tak, dokładnie.

Od zawsze wiązała Pani swoją karierę z edukacją?

Jasne! Na studiach, na filologii angielskiej, mieliśmy różne możliwości – specjalizacje, tłumaczenia, nauczanie. Zawsze wiedziałam, że to będzie nauczanie. Wtedy student również mógł uczyć w szkołach – miał specjalne zezwolenie z kuratorium oświaty i dzięki temu zdobywał przygotowanie pedagogiczne.

I tak właśnie było ze mną. Już na trzecim roku miałam takie swoje pierwsze podejście w szkole podstawowej. Na piątym roku była to już szkoła średnia. Później przez kilkanaście lat uczyłam w szkole państwowej i jednocześnie prowadziłam własną działalność.

Jak struktura szkoły wygląda obecnie?

Obecnie uczymy właściwie każdą grupę wiekową – dzieci, młodzież i dorosłych. Zarówno stacjonarnie, jak i online. Prowadzimy też zajęcia w firmach, różnych instytucjach. Uczymy języka angielskiego i od niedawna również hiszpańskiego, co mnie prywatnie bardzo cieszy.

Od dłuższego czasu mam stały zespół, nawet niektórzy są ze mną od samego początku, czyli już 20 lat. Co ważne – ten zespół uczy co tydzień w innych grupach, dzięki czemu nie ma powtarzalności. Nie przydzielamy nauczyciela do danej grupy, za wyjątkiem grup dziecięcych. Tutaj mamy niezawodną Panią Olę, która świetnie się spisuje właśnie w tych grupach.

Uczymy metodą bezpośrednią – mówimy na nią “kontrolowana konwersacja”. Moim założeniem było, aby nie powielać schematu szkoły publicznej. Zależało mi bardzo, aby uczyć mówienia, aby kursanta od razu wprowadzać w formę ciągłej konwersacji, rozmów. Wszystkie słówka, gramatykę, konstrukcje od razu wprowadzamy w życie. Tak uczymy już od 5 klasy szkoły podstawowej aż po dorosłość.

Czy ta metoda jest jednym z wyróżników Pani szkoły na rynku?

Tak. To jest metoda, którą sprowadziłam z Londynu w 2015 roku. Wcześniej korzystaliśmy z metody Callana, w której czegoś mi brakowało. Wydawała mi się też nieco przestarzała. No i zaczęłam szukać. I tak zdecydowałam się na metodę Avalon.

Poleciałam do Londynu, tam musiałam przejść szereg szkoleń, aby móc uczyć grupy na różnych poziomach. Metoda Avalon jest z nami do dzisiaj – można powiedzieć, że mamy na nią wyłączność w powiecie wręcz. Faktycznie – wyróżniamy się na rynku pod tym względem.

Czy w Pani szkole można skorzystać z zajęć zarówno w formie online, jak i stacjonarnie?

Tak, w szkole mamy zarówno ofertę lekcji online i stacjonarnych. Natomiast jeżeli chodzi o grupy dziecięce to mamy zajęcia wyłącznie stacjonarne.

Kiedy pojawiła się potrzeba wdrożenia Platformy LangLion?

Zawsze mieliśmy sekretariat stacjonarny, mniej więcej do 2020 roku, czyli 15 lat. Zazwyczaj pracowała w nim młoda dziewczyna. W momencie, kiedy zdecydowałam się na e-dziennik, na LangLiona, to był taki etap, gdzie odchodziła jedna sekretarek, która była w ciąży.

Zadawałam sobie pytanie, co teraz? Czy szukać kolejnej osoby, czy przejąć te obowiązki na siebie, a może wprowadzić wirtualny sekretariat? To ostatnie już długo chodziło mi to po głowie, ale nigdy nie miałam odwagi na ten krok.

Wydawało mi się, że kursant potrzebuje zawsze przyjść do szkoły, o coś zapytać. Przyznam, że bardzo szybko zmieniłam zdanie i przyczyniła się do tego pandemia, podczas której zanikła ta chęć przychodzenia do sekretariatu. Więc uznałam, że to chyba jest teraz ten moment, aby wejść w sekretariat wirtualny.

To co musieliśmy zrobić dodatkowo to przygotowanie szkoły pod względem technicznym, tak aby każdy czuł się bezpiecznie. Zamontowaliśmy kamery na korytarzach, a także drzwi, które się otwierają automatycznie dla kursantów. Tak, aby nikt niepowołany nam się nie kręcił. Pamiętajmy – jesteśmy w centrum miasta.

Wzięła Pani na siebie wirtualny sekretariat. Na czym polega, jakie korzyści daje kursantom, ich rodzicom i samej szkole?

Przejęłam go na siebie, faktycznie. Właściwie już od dłuższego czasu nie uczyłam. Przyszedł taki moment, w którym czułam, że nauczanie muszę oddać już w ręce lektorów. Mając taki zgrany, dobrze przygotowany zespół, nie wymagał on ogromnej kontroli – raczej jedynie doglądania, wprowadzania nowych pomysłów.

Wracając do wirtualnego sekretariatu to prowadzę go sama, co oznacza, że mam telefon przy sobie i odbieram telefony w Polsce i za granicą. Staram się jednak, podróżując w czasie roku szkolnego, wybierać takie miejsca, które nie są dla mnie ograniczeniem, gdzie nie muszę się martwić Internetem albo dużą różnicą czasową.

Naprawdę wiele rzeczy da się zautomatyzować – już w tej chwili mam przygotowane wszystkie grupy na nowy rok, z wszystkimi płatnościami. Każdy wie, kiedy ma zajęcia, o której godzinie i w jakiej sali. Umowy mamy już podpisane, ponieważ rekrutujemy naszych kursantów jeszcze wiosną i oni sobie zabezpieczają swoje miejsca wcześniej. Zatem właściwie do końca maja mam już takie rzeczy zrobione.

Co jeszcze? Zajmuję się również testowaniem kursantów i to sprawia mi największą radość. Chyba najbardziej obawiałam się, że jak przejmę tylko rolę sekretarki, to stracę ten kontakt z językiem, stracę kontakt z człowiekiem.

Nic bardziej mylnego! Każda nowa osoba “przechodzi przez moje ręce” – z nowymi osobami często spotykamy się osobiście w szkole, testujemy się językowo. Dodatkowo mamy spotkania organizacyjne, podczas których wszystko omawiamy.

Później zostają już tylko takie operacyjne tematy, które również mogę robić w zasadzie o każdej godzinie, o każdej porze. Możliwość automatyzacji w e-dzienniku jest tak ogromna, że jest to właściwie przyjemność. Zasiadam wtedy przed laptopem, odpowiadam na maile. Naprawdę da się to wszystko bardzo fajnie zorganizować.

Z jakich innych funkcji Platformy LangLion korzysta Pani w szkole?

„Import płatności też jest świetny – nie muszę już logować się do swojego banku, spisywać płatności, tylko one same się importują.”

— Wioletta Ciupińska, właścicielka Szkoły Językowej BEST WAY, w rozmowie dla LangLion, luty 2025

Wioletta Ciupińska: Właściwe to już od samego początku najważniejsza była dla mnie możliwość zawierania z kursantami umów online, abym mogła zapisy przenieść na wiosnę. Wcześniej powielaliśmy schemat, że dopiero pod koniec sierpnia dzwoniliśmy do kursantów, tworzyliśmy grupy i właściwie do samego końca nie wiedzieliśmy, które z nich uruchomimy. Teraz nie zdałoby to egzaminu. Poza tym zawsze były to ogromne nerwy i niezbyt dobrze to wspominam. 

Inne funkcje to na pewno płatności online, dzięki którym kursanci mogą płacić jak im wygodnie, np. BLIKEM. Import płatności też jest świetny – nie muszę już logować się do swojego banku, spisywać płatności, tylko one same się importują. 

Kolejna funkcja – automatyzacja związana z dłużnikami. Dla kursanta jest to bardzo wygodne, bo widzi taki mail z przypomnieniem i od razu zostaje przekierowany na płatność. I widzę też tego rezultaty, bo dzień, w którym wychodzą maile z przypomnieniem to dzień, w którym jest najwięcej płatności. Kiedyś wydawało mi się, że jak ktoś otrzymuje jakąś formę upomnienia to jest to dla niego coś strasznego. Ale tak naprawdę to super, że ktoś nad tym panuje.

Wspomnę jeszcze o SMS-ach systemowych, z których korzystałam mniej, jak mieliśmy stacjonarny sekretariat. Jest to świetna sprawa, żeby poinformować grupę o zmianach lub płatnościach. Będąc w szkole często zdarza się, że ktoś mnie widzi i mówi “Pani Wiolu, już dostałam SMS-a, dziś zrobię przelew!” 🙂 Kursanci myślą, że siedzę i klikam, a tak naprawdę to wszystko dzieje się automatycznie. 

Czy marketing to również Pani zajęcie?

Wioletta Ciupińska: Tak, to jest moje zajęcie. Kolejne! <śmiech>  I to takie, które jest mi bardzo ciężko oddać. Już nie raz zastanawiałam się nad tym, aby ktoś inny prowadził moje social media. Jednak nie jest to takie łatwe, a ja dobrze się z tym czuje.

Są takie momenty – szczególnie moje podróże – które dają mi inspirację do postów. Często zdarza się, że jak zaczynam o czymś mówić szerzej, to mąż mąż lub moje córki mówią “O! Chyba będzie nowy post! Znowu masz o czym pisać!” Nie ukrywam, że znajomość języków naprawdę wiele daje.

My w Polsce mamy tylu młodych ludzi, którzy mówią po angielsku. Ja jestem ogromnie z tego dumna – zarówno z młodzieży, jak i dorosłych. Właśnie dlatego chcę się tym dzielić.

Jeśli chodzi o inne marketingowe działania to często organizujemy lub uczestniczymy w festiwalach, akademiach i innych wydarzeniach. Ja bardzo lubię współpracować z ludźmi i dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniami. Tak naprawdę nie myślę nawet o tym, że daje mi to korzyść związaną z pozyskiwaniem kursantów. Pokazuję, że jesteśmy autentyczni – taka jestem ja, tacy są moi lektorzy. 

Czy mogłaby Pani powiedzieć o swoich sukcesach i przełomowych momentach?

Wioletta Ciupińska: Myślę, że to są właśnie takie dwie rzeczy, o których już tutaj wspomniałam. Pierwsza z nich, która dała nam bardzo dużą liczbę nowych kursantów, to było przywiezienie z Londynu metody Avalon.

A drugim przełomem, bardziej administracyjnym, była decyzja o wprowadzeniu wirtualnego sekretariatu. To była taka rzecz, która mnie przede wszystkim dała, i do tej pory daje, ogromną satysfakcję.

Jestem na bieżąco ze wszystkim, co dzieje się w szkole. Na początku wydawało mi się, że może tego będzie za dużo, że sama sobie nie poradzę. Ale jednak da się to wszystko zrobić, a nawet powiem szczerze, że mam więcej czasu niż go miałam wcześniej.

Wydaje mi się, że wirtualny sekretariat to też odpowiedź na dzisiejsze czasy i ludzi w większym biegu. Często zdarza się, że rodzice nowych kursantów nie dowierzają, że wszystko można sprawdzić i opłacić, nie przyjeżdżając co miesiąc do siedziby szkoły. 

A sukcesy?

Wioletta Ciupińska: Myślę, że takim największym sukcesem są nasi kursanci. O niektórych np. przeczytam gdzieś w gazecie lub w social mediach. Albo rodzic, który przyprowadza kolejne dziecko i mówi, że dzięki BestWay’owi syn zdecydował się pójść na studia do Brukseli.

Ostatnio dzwoniła dziewczyna i mówiła: “Odważyłam się, złożyłam papiery na wyższe stanowisko i udało się, a nie wierzyłam w siebie. Pani mi tę wiarę przywróciła.” Także to jest chyba taki mój największy sukces. 

A taki inny, troszkę głębszy, to moja umiejętność dostosowania się do zmieniającego się rynku. Kiedyś mieliśmy Callana, teraz mamy Avalon. Kiedyś mieliśmy zajęcia dwa razy w tygodniu, dzisiaj – to już by nie przeszło, nie ma rynku na zajęcia tyle razy w tygodniu w Radomsku. Jeszcze nie ma. Mam nadzieję, że się to zmieni.

Jako ciekawostkę powiem, że w roku, w którym wybuchła pandemia, miałam plan rozszerzenia oferty szkoły o zajęcia online. Ze względu na to, że już wtedy LangLion miał taką możliwość – zaoferowaliśmy je nieco wcześniej. Na szczęście byliśmy na to przygotowani.

Kiedy szkoły zamknięto w środę czy czwartek, to my w piątek już wszystkie zajęcia mieliśmy online. To pokazuje umiejętność dostosowania się do tego rynku. I to uważam za sukces.

Czy ma Pani jeszcze jakieś rady dla osób, które właśnie zaczynają?

Wioletta Ciupińska: Zawsze wierzę, że wszystko jest po coś i każdą rzecz, nawet wydawałoby się niemożliwą, da się zrobić, tylko trzeba konsekwencji i uporu w działaniu. To, co mogłabym doradzić takim osobom to, aby wierzyć, nie poddawać się i być konsekwentnym.

Warto zbadać rynek i znaleźć słabe strony konkurencji. Bo nie chodzi o to, żeby powielać, stworzyć kopię innej szkoły. To się nie uda, bo nie będziemy prawdziwi i autentyczni. Znaleźć odpowiednich ludzi, wierzyć w to co się robi i być pozytywnym działaniu.

Najważniejsze wnioski z case study Szkoły Językowej BEST WAY i LangLion

Szkoła Językowa BEST WAY działa od 2005 roku w Radomsku. Mieści się w odrestaurowanej kamienicy w centrum miasta, naucza dzieci, młodzież i dorosłych zarówno stacjonarnie, jak i online (zajęcia dziecięce są wyłącznie stacjonarne). Wioletta Ciupińska, właścicielka, prowadzi szkołę autorską metodą Avalon — sprowadzoną z Londynu w 2015 roku — opartą na konwersacji i zastępującą wcześniej stosowaną metodę Callana. Główne języki to angielski oraz, od niedawna, hiszpański.

Z rozmowy z Wiolettą Ciupińską wynika, że przełomem administracyjnym dla BEST WAY było wprowadzenie zmian opartych na LangLion około 2020 roku. Wcześniej szkoła przez 15 lat utrzymywała wyłącznie stacjonarny sekretariat. Bodźcem do zmiany była pandemia, szkoła była dobrze przygotowana, bo zaledwie kilka dni po zamknięciu wszystkie zajęcia działały już online dzięki Platformie LangLion. Obecnie właścicielka prowadzi sekretariat samodzielnie, również w trakcie podróży zagranicznych. Najważniejsze funkcje LangLion to umowy online, zapisy kontynuacyjne, płatności online (m.in. BLIK), automatyczny import płatności z banku, system przypomnień dla dłużników (najwięcej wpłat właśnie w dniu wysyłki maili z przypomnieniem) oraz powiadomienia.

Jak LangLion pomaga Szkole Językowej BEST WAY?

Obszar pracy szkoły	Problem/Wyzwanie	Jak pomaga LangLion?	Efekt dla BEST WAY
Wirtualny sekretariat	Po 15 latach stacjonarnego sekretariatu odejście pracownicy zbiegło się z pandemią — zanikła chęć kursantów do przychodzenia do biura szkoły	Pełna obsługa szkoły zdalnie z poziomu Platformy LangLion	Właścicielka prowadzi sekretariat samodzielnie, również podczas podróży zagranicznych; oszczędność na utrzymaniu stałego pracownika
Umowy online	Wcześniej zapisy odbywały się dopiero w sierpniu — ogromne nerwy, niepewność, czy grupy się uruchomią	Szablony umów przypisane do grup, wypełniające się automatycznie, podpisywane online jednym kliknięciem	Zapisy przeniesione na wiosnę; do końca maja szkoła ma podpisane wszystkie umowy na nowy rok szkolny
Płatności online	Tradycyjne przelewy bankowe są mniej wygodne dla kursantów	Płatności online z różnymi metodami (m.in. BLIK)	Wygoda dla kursantów — płacą tak, jak im wygodnie, w dowolnej chwili
Import płatności z banku	Ręczne logowanie do banku i przepisywanie płatności kursantów	Automatyczny import płatności bezpośrednio do systemu	Ulubiona funkcja właścicielki — według wywiadu „import płatności jest świetny, one same się importują”
Automatyzacja dłużników	Konieczność kontrolowania zaległych płatności i monitowania kursantów	Automatyczne maile przypominające o płatności + link do natychmiastowej opłaty z poziomu wiadomości	Dzień wysyłki przypomnień to dzień największej liczby wpłat
SMS-y systemowe	Szybkie informowanie kursantów o zmianach, terminach płatności czy odwołanych zajęciach	Masowa wysyłka SMS-ów z poziomu systemu	Kursanci dostają informacje natychmiast, bez przekonania, że to ręcznie pisana wiadomość
Planowanie nowego roku	Wcześniej tworzenie grup, ustalanie terminów, sal i opłat było źródłem dużego stresu	Centralne planowanie grup z przypisaniem płatności, sal i terminów	Każdy kursant od pierwszego dnia wie, kiedy ma zajęcia, o której godzinie i w jakiej sali
Przejście na nauczanie online (pandemia)	Zamknięcie szkół w trakcie tygodnia w marcu 2020 r. — konieczność błyskawicznego przejścia na zdalne nauczanie	Funkcja prowadzenia zajęć online dostępna już wcześniej w LangLion — szkoła planowała ją wdrożyć	Tuż po zamknięciu szkół wszystkie zajęcia BEST WAY działały już online
E-dziennik	Dokumentowanie zajęć, obecności i pracy lektorów dla stałego zespołu (część z lektorów ze szkołą od 20 lat)	Wbudowany e-dziennik z możliwością wielu automatyzacji	Według właścicielki możliwość automatyzacji w e-dzienniku jest „tak ogromna, że jest to przyjemność”