Szkoła Języków Obcych Nauczalnia – „O automatyzację procesów warto zadbać już na samym początku!”

W serii Success Story rozmawiamy z właścicielami szkół językowych o początkach ich biznesu, sukcesach, punktach zwrotnych i budowaniu własnej marki na rynku edukacji językowej w Polsce. Dziś zapraszamy Was na inspirującą rozmowę z Panią Joanną Walczak, właścicielką Szkoły Języków Obcych Nauczalnia oraz Agnieszką Kozierską – lektorką języka angielskiego.

W wywiadzie dzielą się swoim doświadczeniem, pokazują kulisy prowadzenia szkoły językowej i opowiadają, jak LangLion pomaga im każdego dnia.

Wywiad przygotowaliśmy w dwóch wersjach: do przeczytania oraz do obejrzenia w formie video. 🙂 Zapraszamy!

Od czego wszystko się zaczęło? Jak powstała Nauczalnia?

Joanna Walczak: Nauczalnia powstała w moich myślach już na studiach. Kiedy robiłam praktyki w szkołach publicznych i zobaczyłam, co tam się dzieje, powiedziałam sobie, że to nie jest miejsce dla mnie.

Po studiach pracowałam w różnych szkołach językowych, ale zaczęło mi doskwierać to, że pracowałam na czyjąś opinię, nie na swoje nazwisko. Póżniej moi rodzice zakończyli swój biznes i zaczęliśmy szukać wspólnej drogi. I w ten sposób rodzice zdecydowali się zainwestować w szkołę i po części zostać wspólnikami.

W tej chwili zajmują się częścią administracyjną, a ja skupiam się na szkole oraz współpracy z uczniami i lektorami. To był 2011 rok, zatem szkoła teraz zaczyna już 15 rok pracy. W 2019 roku, tuż przed pandemią dołączyła do nas Agnieszka. I to też wiele zmieniło.

Nasza szkoła mieści się w Stęszewie, ale pracujemy też online i mamy uczniów tak naprawdę z całej Polski.

Obejrzyj całą rozmowę!👇

Jak wyglądało pierwsze podejście do nauczania? Jaka była grupa docelowa, metodyka i główne założenia prowadzenia szkoły?

Joanna Walczak: Głównym założeniem było to, żeby uczyć dzieci i młodzież. I to była pierwsza grupa docelowa. Natomiast kiedy zaczęliśmy ogłaszać się i pokazywać w Stęszewie, zaczęły do nas się zgłaszać osoby dorosłe, więc wyszliśmy z ofertą również do nich. W tej chwili mamy około 70% dzieci i 30% dorosłych.

Czy od tamtego czasu coś się zmieniło?

Joanna Walczak: Postawiliśmy bardzo mocno na automatyzację niektórych procesów. Zmieniło się też nasze podejście do klienta – dorośliśmy do tego, że nie urodziła się jeszcze taka osoba, która dogodzi wszystkim. 🙂 

Natomiast to, co się nie zmieniło, to nasze podstawowe założenie, że to ma być szkoła, gdzie nasi uczniowie czują się swobodnie. To ma być szkoła, gdzie dzieci przychodzą chętnie, gdzie staramy się stworzyć bardzo przyjazną, nawet rodzinną atmosferę. Gdzie nasi lektorzy są bardzo otwarci na ucznia. Co ważne – mamy też wśród naszych lektorów panią psycholog, bo wiemy, jak bardzo ważne jest zdrowie psychiczne.

Nie zmieniła się również metoda nauczania, bo stawiamy na metodę tradycyjną, która wykorzystuje założenia neurolingwistyki, tego jak nasze mózgi pracują, jak się rozwijają i widzimy, że to się naprawdę sprawdza.

Wspomniała Pani o automatyzacjach. Proszę powiedzieć, w którym momencie pojawiła się potrzeba wdrożenia Platformy LangLion? Jak zarządzała Pani przed i co się zmieniło?

Joanna Walczak: Przed były tabelki, Excel, telefony, maile i miliony godzin spędzone na planowaniu. Z perspektywy czasu, jak na to patrzę, to mówię: „Nie wiem, nie wiem, jak ja to zrobiłam!” 🙂 Moja mama zawsze dbała, żeby wszystko było zgodne z prawem, więc mieliśmy jeszcze dodatkową osobę, która nam w tym pomagała.

I tuż przed pandemią wraz z panem Pawłem z LangLion zdecydowaliśmy się na wdrożenie. I to po prostu był strzał w dziesiątkę! Początki były trudne, bo wiadomo, że ludzie niekoniecznie chcą się przestawić na coś nowego, ale po krótkim czasie również przekonali się do aplikacji. 

Agnieszka Kozierska: Tak, aplikacja jest najlepsza! Fajne jest to, że cały czas wprowadzane są zmiany. Dla lektora LangLion to jest po prostu ogromna ulga – naprawdę jest łatwo zaplanować zajęcia. Czasem się zdarzy, że jednego lektora nie ma, ktoś musi wziąć te zajęcia i LangLion naprawdę ułatwia to przejście bezproblemowo.

Joanna Walczak: To, co mi bardzo ułatwiło pracę jako metodykowi, ponieważ też taką funkcję pełnię w szkole, to – nie lubię tego słowa – kontrola lektorów. Wszystko mogę sprawdzić, nie muszę nawet wychodzić z domu, także to naprawdę też mi bardzo ułatwiło pracę.

Wspominała Pani, że lektorom i pracownikom szkoły udało się przestawić na nowy system. Czy to był proces trudny, czy nie sprawił większych problemów?

Joanna Walczak: Czasem takie techniczne rzeczy sprawiały mojej mamie trudność. Ale w tej chwili jest inaczej – nawet wczoraj się śmiałam, że moja mama lepiej ogarnia nowy layout, niż ja. 🙂

O ile na początku jeszcze mnie potrzebowała, żeby kogoś do grupy przepisać, albo zmienić, tak w tej chwili nie potrzebuję niczego, żadnej pomocy, ze wszystkim sobie radzi sama. Ja mogę naprawdę skupić się tylko na tym, żeby poprowadzić zajęcia, zająć się szkołą, wspomóc lektorów i wiem, że część administracyjna jest dobrze zaopiekowana. 

Z perspektywy czasu, które procesy administracyjne były dla Pani największym wyzwaniem? Być może któregoś z nich obawiała się Pani najbardziej lub który chciała Pani szczególnie ułatwić i przyspieszyć?

Joanna Walczak: Dla nas były to płatności. Przy takiej ilości kursantów to było po prostu coś, na co ja nie mogłam patrzeć. Moja mama siedziała wiele godzin tylko po to, żeby wklikiwać, że ktoś opłacił zajęcia.

Kiedy pojawił się LangLion, pojawiła się też możliwość szybkich płatności przez PayU. W tej chwili moja mama tylko na koniec miesiąca sprawdza listę dłużników i wysyła przypomnienie. Założenie było takie, że rodzice mieli mi jedynie pomagać w prowadzeniu szkoły, a nie ciężko pracować. I teraz tak faktycznie jest – wystarczy godzina dziennie i jest po sprawie.

Czy oprócz finansów LangLion miał wpływ na jakieś inne obszary? 

Joanna Walczak: Finanse to jest taka rzecz, która mi pierwsza przychodzi do głowy, ale też administrowanie, układanie planu przede wszystkim. Mamy ten cudowny moduł kontynuacji. Nauczyliśmy naszych uczniów, że jak potwierdzają wolę kontynuacji, czy jak zapisują nowe dziecko, podają dostępność i my wszystko pięknie widzimy.

W tej chwili, a mamy sam początek września, mam 80% planu ułożone i wszystko wskazuje na to, że przyszły tydzień będę mogła sobie poświęcić na odpoczynek.

I takich początków roku każdemu właścicielowi szkoły językowej życzę. A czy ma Pani jakieś swoje ulubione funkcje, które ułatwiają codzienną pracę?

Joanna Walczak: Komunikacja z lektorem. To jest też dla mnie ogromne zbawienie, bo to są trzy kliknięcia, jedna wiadomość idzie do wszystkich. Mogę sprawdzić w każdej chwili, co dzieje się na zajęciach i też nie ma tego wiecznego przywiązania do telefonu.

Co jeszcze? Kontakt z rodzicami. Skończyły się Messengery. Rzeczą, która trochę nam tutaj pomogła była Ustawa Kamilka. Zablokowała nam możliwość kontaktu z uczniami przez Messengera. Przestawiliśmy wszystkich na LangLiona – wszystko jest tylko tam schowane. To uwolniło nam bardzo dużo czasu i pozwoliło wprowadzić higienę pracy.

Agnieszka Kozierska: Od strony lektora mogę powiedzieć, że w LangLionie najlepsze jest wpisywanie tematów zajęć, prac domowych. Nie muszę mieć bezpośrednio kontaktu z rodzicem – rodzic może sobie wejść i widzi dokładnie, co było na zajęciach.

Sprawdzanie obecności – to jest fajna sprawa, bo kiedy widzimy, że dziecka nie ma raz, drugi, trzeci, możemy poinformować rodzica, zapytać się, co się dzieje, czy to jest dłuższa nieobecność.

Opinie, oceny, notatki, pochwały – można tam wpisać bezpośrednio i wysłać do rodzica. My robimy opinie okresowe dzieciom i LangLion nam to tak ułatwił, że jest tam możliwość po prostu kliknięcia, odznaczenia trzech, czterech rzeczy, które mają się pojawić na tej opinii np. oceny, wyniki testów. I to jest chwila moment – dodajemy parę swoich słów i opinia jest gotowa. Wcześniej zajmowało to naprawdę dużo czasu przy tej ilości uczniów.

Jest mi naprawdę bardzo miło słyszeć, że LangLion uwolnił czas No właśnie – na co dzięki tej automatyzacji procesów mogła Pani poświęcić ten dodatkowy czas?

Joanna Walczak: Tak jak wspomniałam na początku – z Agnieszką poczułyśmy, że nadajemy na tych samych falach i zmierzamy w tym samym kierunku w życiu. Zawsze same tworzyłyśmy materiały i w pewnym momencie – to chyba było w pierwszym roku naszej pracy – wpadłyśmy na pomysł: „Skoro my to robimy, to czemu tego nie opakować i nie ułatwić życia innym ludziom?”.

Było tak, że wiecznie szukałyśmy jakichś materiałów, ale one nie do końca spełniały nasze wymagania. I to właśnie popchnęło nas do tego, żeby stworzyć taką odnogę w Nauczalni. I z SJO Nauczalnia powstała Nauczalnia EDU.

To bardzo ciekawe – proszę opowiedzieć o tym trochę więcej.

Joanna Walczak: Nauczalnia EDU powstała głównie po to, żeby pomóc naszym kolegom po fachu: nauczycielom, lektorom, korepetytorom lub też nowym osobom pojawiającym się na naszym rynku. Jak ja przypomnę sobie swoje początki, jak raczkowałam, nie było kogoś, kto mi powiedział: „To jest ok, że się tak stało.” To jest ok, że nie wiesz, co robić, to jest normalne”.

Po pierwsze, chciałyśmy tworzyć nasze materiały, żeby ułatwiać innym życie i dać im gotową rzecz do ręki. A po drugie – żeby ich wesprzeć w tej drodze, jaką jest nauczanie. Bo to jest super droga, ale nam brakowało takiej pomocy, poklepania po ramieniu. I w tę stronę poszłyśmy.

Jakiego rodzaju są to materiały, gdzie je można znaleźć, jak one są dostępne?

Joanna Walczak:  Są to materiały na różnych poziomach. Zaczęło się od ósmoklasistów, potem przeszłyśmy do matury, wracamy też do szkoły podstawowej. To są materiały, które sprawdzają się również w pracy z osobami uczącymi się angielskiego od początku albo chcącymi poćwiczyć gramatykę.

Tak powstał sklep-nauczalnia.com, gdzie można znaleźć nasze materiały. Są tam również testy, a także zaczęłyśmy prowadzić webinary. Chcemy to rozszerzać, żeby nie ograniczać się tylko do sklepu, ale też budować rozpoznawalność.

Zależy nam, żeby nasze materiały kojarzyły się z nami – dwiema wesołymi lektorkami, które naprawdę pasjonują się nauczaniem. Śmiejemy się, że do końca życia będziemy biegać w białych trampkach i t-shirtach. Bo tak podchodzimy do życia – nie da się cały czas na poważnie.

Nauczalnia i Nauczalnia EDU są ze sobą mocno związane. Logo jest praktycznie takie samo, różni się tylko dopiskiem EDU. Chcemy, żeby nasi odbiorcy wiedzieli, że nie jesteśmy przypadkowymi osobami, które tworzą materiały, ale faktycznie wiemy, co robimy. Prowadzimy szkołę, mamy uczniów, codziennie jesteśmy na zajęciach. Nie siedzimy tylko i nie produkujemy materiałów do sprzedaży.

Podkreślamy też, że naprawdę jesteśmy praktykami. Same natknęłyśmy się na ludzi w internecie, którzy promowali się jako specjaliści, a po zadaniu kilku podstawowych pytań okazywało się, że nie mają wiedzy. Dlatego my mocno akcentujemy, że jesteśmy lektorkami, pokazujemy rzeczy, które same sprawdziłyśmy i które działają – można zobaczyć, jak funkcjonują w naszej szkole.

Co z perspektywy czasu uważa Pani za największy sukces szkoły od początku jej istnienia, aż do dzisiaj? Jakie były przełomowe momenty?

Joanna Walczak: Naszym pierwszym kamieniem milowym było powiększenie szkoły z trzech do siedmiu sal. To było w 2015 roku, niedługo po rozpoczęciu funkcjonowania szkoły. 

Takim totalnym game-changerem było właśnie wprowadzenie LangLiona. 

No i ja się gdzieś tam podśmiechuję, że to, że spotkałyśmy się z Agą, zaczęłyśmy inaczej na niektóre rzeczy patrzeć, co doprowadziło też do ogromnych sukcesów naszych uczniów. Bo to są uczniowie, którzy pozdawali świetnie egzaminy, a którzy teraz odnoszą ogromne sukcesy w życiu osobistym związane z angielskim. Niektórzy studiują w Stanach i w Anglii. Także to są takie nasze sukcesy, z których jesteśmy dumne.

A czy ma Pani jakieś rady dla osób, które dopiero teraz startują z własną szkołą językową?

Joanna Walczak: Taką naszą główną radą będzie właśnie LangLion. Takie ułatwienie. Nawet na początku lepiej troszkę zainwestować i zautomatyzować procesy, niż siedzieć po nocach. Bo na pewno jak ktoś zaczyna, to zaczyna w pojedynkę, więc sam musi to wszystko ogarnąć i Langlion bardzo się sprawdza. 

Czy coś jeszcze? Jakieś rady i wskazówki dla startujących właścicieli szkół językowych?

Joanna Walczak: Że wrzesień kiedyś minie. 🙂 Ja bym tak od siebie powiedziała, że zwłaszcza jeśli ktoś działa w pojedynkę, powinien pomyśleć o automatyzacji procesów, bo to naprawdę potrafi być przytłaczające, kiedy ma się nawet 20 uczniów. Pilnowanie procesów płatności, pilnowanie zmian w planach czy komunikacji.

Nieważne, czy szkoła jest mała, czy duża, czy zaczynamy w pojedynkę, ta szkoła i tak się rozrośnie. Dzieci i tak przyjdą, jeżeli robimy coś dobrze. 

My też, jak zaczynałyśmy tworzyć materiały, to na początku nie szło. Ale cały czas powtarzałyśmy sobie, że one są super, że to pójdzie. I teraz pomaleńku rozpuszczamy swoje witki. Opinie wracają, nasi klienci wracają po więcej materiałów. To też jest dla nas potwierdzenie, że to jest naprawdę fajne i dobre, co robimy.

Bardzo dziękuję za rozmowę. Trzymam bardzo mocno kciuki za dalszy rozwój szkoły.

Joanna Walczak i Agnieszka Kozierska: Dziękujemy!